Звіт про виконання плану розвитку архівної справи

архівним  сектором Броварської райдержадміністрації за 2013 рік

1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ.

Ремонт документів з паперовою основою 20 арк.

Проведено оправлення та підшивка 130 од. зберігання фондів архіву та довідкових документів.

При плані 328 од. зб. в 2013 році було закартоновано  495 справ;  

Відповідно до Програми контролю за наявністю, обігу документів, що формують НАФ  проведено перевірку наявності  10 архівних фондів - 1510 од.зб., при плановому показнику  494 од.зб.

2. Створення та  вдосконалення науково-довідкового апарату до

документів НАФ.

Проведено позапланове перероблення 8  од.зб. опису управлінської документації

В 2013 році продовжено тематичну  каталогізацію рішень сесій, виконкомів про приватизацію земельних ділянок садовими товариствами.

Було переглянуто 10 справ Зазимської сільської ради за період 1995-2001 роки, складено26 тематичних карток  (30 карток згідно плану).

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів. Організація

зберігання документів в архівних підрозділах підприємств.

На державне зберігання   за 2013 рік було прийнято:

 - 495 одиниць постійного зберігання, при плані 328 од.зб.   та   2 одиниці  зберігання з особового складу (Броварська міська виборча комісія –перевибори депутата Броварської міськради).

Створено 2  нові фонди № 97 ВАТ «Рудня» та фонд № 98 «Броварський міськрайонний суд».

3. Погоджено в ЕПК Державного архіву Київської області .

За звітний період було  подано на  погодження ЕПК Державного архіву Київської області 14 описів на 495 одн. зб. (при плані 328 од.зб.)

На погодження  ЕПК Державного архіву Київської області було надано 14 описів на 28 справ з особового складу.

В 2013 році погоджено 17 номенклатур справ сільських, селищних рад, Броварського міськрайонного суду, юстиції та Центру зайнятості.      

На засіданнях ЕК архівного відділу погоджено 24 положення про ЕК та 25 положень про архівні підрозділи  установ та організацій-фондоутворювачів архіву, склад ЕК при плановому показнику 3 та 27 Інструкцій з діловодства сільських, селищних рад.    

4. Комплексні перевірки.

Проведено 2 комплексні перевірки: Світильнянської сільської ради та Відділу реєстрації актів цивільного стану Броварського міськрайонного управляння юстиції сільської ради та 1 контрольну перевірку Пухівської сільської ради (2 за планом) .

5. Проведення семінарів, нарад.

В 2013 році проведено 2 семінар наради з головами сільських селищних рад по питанню затвердження номенклатури справ та по положень про ЕК та їх склад і приведення їх в відповідність до чинного законодавства (взяло участь 39 слухачів).

Взято участь у семінарі –нараді з працівниками Броварського міськрайонного управління юстиції по питанню надання методичної допомоги по архівній справі та з питань діловодства.

6. Використання інформації документів НАФ.

Всього виконано 715 запитів тематичного характеру (500 запитів по плану), з яких 712 виконано з позитивним результатом, 3 громадянам рекомендовано звернутися за місцем знаходження документів.

На особистому прийомі було розглянуто  709  звернень  громадян.

Тематичні запити в основному стосувались земельних питань: виділення земельних ділянок та їх приватизація.

В 2013 році 9 громадяни (25 за планом) звернулись з запитами соціально-правого характеру, а саме: підтвердження факту роботи в установі, організації, депутатства, , направлень на ліквідацію аварії на ЧАЕС в 80-х роках.

На протязі року в читальному залі архіву працювало 25 користувачів фондів архіву і було видано 260 справ.

7. Організація виставок.

В серпні-вересні місяці 2013 року були проведені 2 виставки з нагоди 1075 років Хрещення Русі в Великому залі райдержадміністрації та в Калинівському Будинку Культури.

5. Зміцнення матеріально-технічної бази архіву, його охоронної та пожежної безпеки.

З метою зміцнення матеріально-технічної бази  архівного відділу та посилення охорони його приміщення були вжиті слідуючі заходи:

-       Броварською районною державною адміністрацією архівному відділу в травні місяці 2011 року виділено приміщення в Комунальному підприємстві Броварської районної ради площею 66,7 кв.м., яке потребує капітального ремонту. Складений кошторис на суму 108 тис. грн.

-    Станом на 01.01.2014 року виконані роботи по реконструкції водовідведення та водопостачання приміщення архіву, електропроводки і встановлення світильників, встановлено металеві двері та металопластикові вікна за рахунок коштів благодійного фонду «Броварщина».

-           В даний час архів розташований в орендованому приміщенні Броварського міськвиконкому.

-           В жовтні місяці проведено позапланоий ремонт пожежної сигналізації та охоронної сигналізації. Замінено акумуляторні батареї системи охорони.

-           Укладення угоди з вищевказаними підрозділами охорони про надання послуг і ведення спостереження за приміщенням архіву в 2014 році;

 Завідувач архівного сектору                                                 І.В.Каратєєва